Corona FAQ | Meestgestelde vragen en antwoorden voor projectcoördinatoren

Indien de gastinstelling/stagebedrijf nog gesloten is bij de start van het semester/stageperiode, stimuleer dan waar mogelijk een blended mobility-benadering, d.w.z. om in het thuisland te beginnen met een periode van virtuele lessen aan de gastinstelling, te combineren met fysieke mobiliteit in het buitenland.

Het uitgangspunt is een blended mobility met een deel fysieke mobiliteit bij de gastinstelling als en wanneer dat mogelijk is. Mocht dat fysieke deel door overmacht (Force Majeure) toch niet mogelijk zijn/ worden verkort, dan kan het vervangen worden door virtuele mobiliteit. Ook als van tevoren nog niet duidelijk is of de fysieke mobiliteit van start kan gaan, en of de minimumduur van de fysieke mobiliteit gehaald zal worden, mag de virtuele mobiliteit van start gaan.

Onderbreking tussen de virtuele en fysieke mobiliteit is toegestaan, mits de activiteit wordt uitgevoerd binnen de Call waaronder de student wordt opgevoerd.

Als tijdens de "virtuele periode" de student niet in het gastland verblijft, ontvangt de student geen subsidie. Bij aanvang van de periode van fysieke mobiliteit in het gastland heeft de student recht op de reguliere beurs voor de periode in het buitenland. 

De thuisinstelling ontvangt het geldende tarief voor OS per deelnemer, ook als vanwege overmacht de fysieke mobiliteit vervangen wordt door virtuele mobiliteit. Dit houdt in dat de instelling verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de uitwisseling (voorbereiding, begeleiding en follow-up) zoals aangegeven in de ECHE principes.

De virtuele en fysieke mobiliteit moet worden bevestigd door een Transcript of Records en de fysieke mobiliteit door een Statement of the Host (met begin en einddatum van het verblijf).  

Studenten kunnen vanaf het begin van de virtuele periode hun OLS-licentie gaan gebruiken. 

Beide periodes (virtueel en fysiek) tellen mee voor het erkennen van leerresultaten. 

De blended mobility-benadering kan onder Call 2019 en Call 2020 vallen (voor KA107 ook onder Call 2018, indien u verlenging heeft aangevraagd). Vergeet niet dat het addendum voor de betreffende Call getekend dient te hebben mocht u gebruik willen maken van blended mobility.

Uitgangspunt is een fysieke mobiliteit als en wanneer mogelijk. Als deze niet kan plaatsvinden vanwege overmacht kan de duur van de fysieke mobiliteit worden verkort of geannuleerd en vervangen worden door een (verlenging van de) virtuele mobiliteit. 

Onderbreking tussen de virtuele en fysieke mobiliteit is toegestaan, mits de activiteit wordt uitgevoerd binnen de Call waaronder het staflid wordt opgevoerd.

Tijdens de "virtuele periode" is er geen sprake van vergoeding. Als de fysieke mobiliteit begint, kan subsidie worden toegekend voor de periode in het buitenland.

De thuisinstelling ontvangt het geldende tarief voor OS per deelnemer ook als vanwege overmacht de fysieke mobiliteit vervangen wordt door virtuele mobiliteit. Dit houdt in dat de instelling verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de uitwisseling (voorbereiding, begeleiding en follow-up) zoals aangegeven in de ECHE principes.

De virtuele en fysieke mobiliteit moet worden bevestigd door een Certificate of Attendance met daarin ook de begin- en einddatum van de fysieke mobiliteit. 

Beide periodes (virtueel en fysiek) tellen mee voor het erkennen van leerresultaten. 

Indien naar behoren onderbouwd en gedocumenteerd door de thuisinstelling, kunnen NA's ook special needs vergoeding ontvankelijk verklaren die worden aangevraagd om de deelname van deelnemers met speciale behoeften aan virtuele activiteiten mogelijk te maken, volgens dezelfde regels als gespecificeerd in de programmagids. Denk bijvoorbeeld aan vergoeding voor een tolk tijdens een virtuele activiteit. 

Indien naar behoren onderbouwd en gedocumenteerd, kunnen instellingen de kosten dekken die verband houden met het kopen en / of huren van apparatuur en / of diensten die nodig zijn voor de uitvoering van virtuele en gemengde mobiliteitsactiviteiten, zelfs als er aanvankelijk geen middelen waren toegewezen aan de budgetcategorie exceptional costs. 

Begunstigden mogen tot 10% van het geld uit elke budgetcategorie overmaken op basis van unit costs aan exceptional costs om de kosten te dekken die verband houden met het kopen en / of huren van apparatuur en / of diensten die nodig zijn voor de uitvoering van virtuele mobiliteitsactiviteiten veroorzaakt door COVID-19, zelfs als er aanvankelijk geen middelen waren toegewezen aan de categorie exceptional costs. Het betreft hier 10% van het voorlopig toekende budget (of in geval van een bijstelling, van de bijgestelde voorlopige toekenning in het amendement).

De steun die via dit item wordt verleend, moet in de eerste plaats betrekking hebben op apparatuur en / of diensten van tijdelijke aard (d.w.z. voor de duur van het project), in plaats van op normale kantoorapparatuur of apparatuur die normaal wordt gebruikt door de deelnemende organisaties buiten het kader van het project. (bijv. een specifieke tool of inhuren een bepaalde dienst of persoon om virtuele mobiliteit in deze uitzonderlijke periode te faciliteren). 

Voor projecten tussen programma- en partnerlanden: deze overschrijvingen worden altijd uitgevoerd uit budgetcategorieën die zijn toegewezen voor activiteiten met hetzelfde partnerland. 

Berekening van het subsidiebedrag: de subsidie ​​is een vergoeding van 75% van de subsidiabele kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt voor het kopen en / of huren van uitrusting en / of diensten.

Instellingen wordt ten zeerste aangeraden om voorgenomen budgetoverheveling naar exceptional costs voor te leggen aan het Nationaal Agentschap alvorens deze kosten te maken. Dit verkleint de kans dat de kosten ten tijde van de eindrapportage worden afgekeurd.

Hiervoor kan onderstaand formulier gebruikt worden.

• Wanneer een mobiliteit waarvoor al kosten zijn gemaakt toen het gastland geel was, moet worden geannuleerd of uitgesteld.
• Wanneer een mobiliteit van start is gegaan op het moment dat het gastland geel was; maar die is afgebroken of virtueel voortgezet in het thuisland vanwege verslechtering van de Corona situatie.
• Wanneer het fysieke deel van een blended mobiliteit door overmacht (Force Majeure) (deels) is vervangen door virtueel vanuit het thuisland, en daardoor de minimumduur van de fysieke mobiliteit niet behaald is.

De coördinator Erasmus+ vraagt force majeure aan bij het NA Erasmus+, door de gegevens van de betreffende mobiliteit(en), en een uitleg van de casus, in het template KA103 of het template KA107 (zie de bijlagen hieronder) in te vullen, en deze per e-mail te sturen naar de betreffende actielijn KA103@erasmusplus.nl of KA107@erasmusplus.nl.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij de Grant Agreement.

Als aan de eis van de minimumduur van 3 maanden (oude programma) of 2 maanden (nieuwe programma) aanwezigheid in het gastland wordt voldaan is er geen sprake van force majeure omdat aan de gestelde minimum eis wordt voldaan. We beschouwen het dan als een reguliere mobiliteit.

Ja, als de virtuele mobiliteit in het gastland gevolgd wordt kunnen studenten een beurs voor de periode in het gastland krijgen. Dit beschouwen we als een reguliere mobiliteit.

Ja, als studenten eerst een bepaalde periode in quarantaine moeten voordat ze bij de gastinstelling kunnen beginnen kan je dit zien als een deel van de mobiliteit en kunnen ze voor deze periode een beurs krijgen.

Als hij/zij online zijn of haar studieactiviteiten (of stageactiviteiten) kan voortzetten, mag de instelling besluiten de student zijn beurs te laten behouden. Dat bepaalt de instelling, op een consistente/beleidsmatige manier. Zet de student zijn activiteiten niet virtueel voort, dat heeft hij zij alleen recht op een beurs voor de periode dat hij/zij in het buitenland verbleef, en de eventuele extra gemaakte kosten.

Let op: indien mobiliteiten nog niet van start gegaan zijn, wordt voor virtuele mobiliteit geen beurs uitgekeerd.

• Bij een geannuleerde of uitgestelde mobiliteit: de kosten die gemaakt zijn terwijl het gastland nog geel was.
• Bij een afgebroken mobiliteit: de extra kosten die gemaakt zijn voor de periode dat geen beurs meer is uitgekeerd (bijvoorbeeld huur en reiskosten).

Extra kosten kunnen alleen opgevoerd worden wanneer het budget van de instelling (bij KA107 voor de regio) dit toelaat.

Dat kan, mits het budget van de instelling dit toelaat. Als een student extra kosten heeft gemaakt, doordat de student bijvoorbeeld in geval van repatriëring een extra ticket heeft moeten kopen, en dit niet uit het ontvangen beursbedrag gefinancierd kan worden, kunnen deze extra kosten in de Mobility Tool worden opgevoerd.

Nee, in beginsel is het bedrag dat in de Grant Agreement tussen het NA en de instelling staat het maximumbedrag dat de instelling zal krijgen.

Ja, de thuisinstelling ontvangt het geldende OS tarief per deelnemer, ook als vanwege overmacht de fysieke mobiliteit vervangen wordt door virtuele mobiliteit. De instelling moet de student goed voorlichten en begeleiden (before-during-after) en de student adviseren geen voorbereidende kosten te maken als er twijfel is of de mobiliteit kan doorgaan.

In de nieuwste update van de Mobility Tool kan bij elke mobiliteit worden aangegeven of het een fysieke, een blended, of een virtuele mobiliteit betreft. Bij een geheel virtuele mobiliteit vanuit het thuisland wordt dit in MT gezien als nulbeurs (beursbedrag staat op 0). Bij een blended mobility kan vervolgens de start- en einddatum van het virtuele deel, en de start- en einddatum van het fysieke deel worden ingevoerd. Wanneer de minimumduur van het fysieke deel niet behaald is, moet Force Majeure worden aangevinkt en het toelichtingsvakje worden ingevuld.

• Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie.
• Vink het 'Force Majeure'-hokje aan.
• Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt, gebruik hierbij altijd het woord "Corona" of "Covid". Indien er extra kosten zijn gemaakt, worden deze hier verantwoord. Indien de student zijn beurs heeft behouden, wordt dit hier vermeld.
• Vul de startdatum van de fysieke mobiliteit in, en einddatum van het virtuele deel.
• Daarna kun je indien er extra kosten zijn gemaakt, de Travel Grant en Individual Support handmatig aanpassen.

• Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie.
• Vink het Force Majeure-hokje aan.
• Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt, gebruik hierbij altijd het woord "Corona" of "Covid".
• Vul dezelfde start- en einddatum in (de duur is 1 dag).
• Daarna kun je de Travel Grant en Individual Support handmatig aanpassen.

Deze vraag is alleen van toepassing indien er reeds kosten zijn gemaakt. Geen kosten gemaakt? Alleen de start- en einddatum aanpassen.

Uitgestelde mobiliteiten zijn alleen mobiliteiten waarbij dezelfde student/staflid, die naar dezelfde gastinstelling/stagebedrijf gaat. In alle overige gevallen betreft het een nieuwe mobiliteit.

• Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie.
• Noteer de nieuwe mobiliteitsdata.
• Vink het Force Majeure-hokje aan.
• Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt, gebruik hierbij altijd het woord "Corona" of "Covid".
• Daarna kun je de Travel Grant en Individual Support handmatig aanpassen – de reeds gemaakte kosten kunnen bij de standaard grant worden opgeteld.

Bij het aanvinken van Force Majeure in de Mobility Tool kun je beursbedragen voor Individual Support en Travel Support handmatig aanpassen. Verantwoord extra kosten altijd in het commentsvakje.

Dat kan bij een volledig fysieke mobiliteit (reguliere mobiliteit) met ‘interruption days’ voor de tussenliggende periode. Bij een blended mobility kunnen de start-  en einddata van het virtuele deel en het fysieke deel los van elkaar worden ingevoerd.

Indien de nul-beursstudenten de minimumduur van de fysieke mobiliteit van 3 maanden voor studie of 2 maanden voor stage (oude programma) of 2 maanden voor studie of stage (nieuwe programma) niet hebben gehaald, dient Force Majeure te worden aangevinkt. Als de minimumduur behaald is, doe je dat niet. Op deze manier worden studenten in beide gevallen meegeteld voor OS en past performance.

• Learning Agreement: altijd verplicht.
• Grant Agreement (studentencontract): alleen indien er een fysieke mobiliteit plaatsvindt.
• Transcript of records: altijd verplicht indien de mobiliteit fysiek of virtueel is afgerond.
• Statement of the host: verplicht voor de periode van de fysieke mobiliteit, indien van toepassing. Indien voldoende herleidbaar kan dit ook een bevestiging per e-mail van de gastinstelling zijn. (Indien alleen sprake is van virtuele mobiliteit vanuit het gastland, kan bijvoorbeeld een vliegticket en/of een huurovereenkomst dienen als vervangende bewijslast).
• Tweede OLS-toets: niet verplicht bij force majeure, of voor mobiliteiten vanaf de call van 2020. In alle andere gevallen wel.
• Participant report: niet van toepassing bij geannuleerde mobiliteiten.

• Negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse zaken of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast.
• De bevestiging van het NA dat de Force Majeure onder voorbehoud is goedgekeurd.

• Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten
• Bewijs dat deze kosten niet elders verhaald konden worden. Hoe bewijst een deelnemer dit? Er zijn vele verschillende situaties mogelijk, die onmogelijk allemaal door ons te voorzien zijn. Toch willen we ingaan op de meest gebruikelijke situaties.

A. Deelnemer is niet verzekerd 

De deelnemer verklaart dat hij/zij niet verzekerd is. Deze mailwisseling (o.i.d.) dient in het dossier te worden bijgevoegd

Let op: soms zijn er aanwijzingen dat iemand wel verzekerd is (bijv. wanneer op het ticket staat dat er een annuleringsverzekering is afgesloten).

B. Deelnemer is wel verzekerd

De deelnemer verklaart dat hij/zij wel verzekerd is.

De deelnemer voegt bewijsstukken toe. Een aantal voorbeelden van mogelijke bewijsstukken: Afwijzing declaratie; Mailwisseling met de verzekeringsmaatschappij waarin wordt aangegeven dat de kosten wel/niet worden vergoed; Door de verzekeringsmaatschappij verstrekte informatie m.b.t. vergoeding als gevolg van de pandemie (bijvoorbeeld een mail die naar iedere verzekerde verstuurd is of Q&A’s op de website van de verzekeringsmaatschappij).             

De betreffende bewijsstukken dienen in het dossier te worden vastgelegd.

(Een verzekerde heeft overigens altijd recht op een afwijzing/goedkeuring van een declaratie)

• Bij de eindrapportage dient een verklaring te worden aangeleverd, getekend door een tekenbevoegde van de instelling, dat alle opgevoerde extra kosten niet elders verhaald konden worden.

De Europese Commissie moedigt hoger onderwijsinstellingen aan studenten de mogelijkheid te geven examens online af te leggen. Hoger onderwijsinstellingen beslissen hier echter uiteindelijk zelf over.

Indien de mobiliteit is afgerond, op welke wijze dan ook, telt de gehele periode mee voor het maximum aantal dagen. Is de mobiliteit afgebroken en niet afgerond kan indien nodig ook hierop het Force Majeure-concept worden toegepast, waardoor deze periode niet meetelt. De instelling beslist hierover per casus.

De Europese Commissie adviseert hoger onderwijsinstellingen een plan B te maken voor deze groep studenten, en hen niet opnieuw de selectieprocedure te laten ondergaan.

De projecten van call 2019 en call 2020 kunnen verlengd worden tot 3 jaar. Het NA neemt over de projecten van call 2019 in het najaar van 2020 contact op met de projectcoördinatoren. Voor call 2020 zal dit in de zomer/het najaar 2021 gebeuren.

Het huidige OLS loopt tot juni 2021. Daarna zal dit door een ander platform vervangen worden.

Alleen van toepassing voor KA103:

1.           Studenten die al met hun uitwisseling gestart zijn en toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Toegang tot een OLS taalcursus wordt automatisch met 4 maanden verlengd na de einddatum van de gerealiseerde mobiliteit. Hierdoor mogen studenten tijdens de huidige situatie gebruik blijven maken van de tool.

2.           Studenten die hun geplande uitwisseling hebben moeten uitstellen en nog geen toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Instellingen wordt aangeraden vanaf nu OLS licenties ook bij niet gestarte mobiliteiten toe te kennen. Bij het invullen van de gegevens, moeten de oorspronkelijke data van de geplande mobiliteit opgevoerd worden. OLS taalcursussen worden automatisch met 4 maanden verlengd na de einddatum van de geplande mobiliteit.

3.           Studenten die een uitwisseling gepland hebben staan voor 2020 en nog geen toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Geplande mobiliteiten voor 2020 mogen al OLS licenties ontvangen zodat studenten al van de tool kunnen profiteren. Mochten geplande mobiliteiten uitgesteld worden, dan zullen de licenties verlengd worden totdat de betreffende studenten terug zijn gekeerd.

Deze mobiliteiten zijn in principe ontvankelijk. Het is aan de instelling om te bepalen of in zulke situaties een beurs verstrekt wordt. Er zal echter geen sprake van Force Majeure zijn bij een tweede coronagolf, want de situatie was in dit geval voorzienbaar. Dit betekent dat het risico voor de instelling is: als een mobiliteit wordt afgebroken, en de minimumduur niet gehaald is, moet de uitbetaalde beurs terugbetaald worden aan het NA.

Dit valt onder de reguliere mobiliteit: fysiek beginnen in het gastland en daarna vanwege corona onder Force Majeure terug in Nederland de lessen online volgen. Blended mobility start altijd met virtuele mobiliteit, d.w.z. de student is in Nederland en volgt virtueel  lessen bij de gastinstelling in het buitenland, in een later stadium als situatie dit toestaat vertrekt hij naar het gastland om daar fysiek lessen te volgen.

In geval van corona overmacht kan de regel van maximum 12 maanden per cyclus in uitzonderlijke gevallen worden herroepen en kan de student een beurs krijgen voor een langere periode.

Ja, PCR-testen zijn via exceptional costs subsidiabel. Dit is wel op basis van de werkelijke kosten die óf bij de aanvraag goedgekeurd dienen te zijn, óf tijdens de projectuitvoering eerst ter goedkeuring aan het Nationaal Agentschap Erasmus+ dienen te worden voorgelegd.

Een aanvraagformulier KA2 mag ingediend worden, zonder dat de mandaten ondertekend zijn door medebegunstigden. Alleen voor de geselecteerde projecten zullen deze ondertekende mandaten alsnog moeten worden gestuurd naar het Nationaal Agentschap, vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Zie ook pagina 261 van de programmagids van call 2020.

Wij hanteren het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken bij het beantwoorden van de vraag of een geplande reis of activiteit voor een project van Erasmus+ uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden.

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl. 

Voor elke geplande reis of activiteit in het kader van een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, kan mogelijk sprake zijn van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie beroep kan doen vind je onder vraag vier. Zie voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, de antwoorden op de vragen over administratie en dossiervorming.

Reizen die zijn uitgesteld, geannuleerd of onderbroken toen er nog een positief reisadvies (code groen en geel) van het ministerie van Buitenlandse Zaken lag omdat de ontvangende organisatie of de zendende organisatie het risico te groot vond of op last van de lokale autoriteiten vallen in principe ook onder Force Majeure. Hierbij moet een officiële brief van de zendende of ontvangende organisatie waarin dit staat worden bijgevoegd bij het verzoek tot Force Majeure.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

Bij bestemmingen in rode en oranje gebieden is er waarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure). Bij bestemmingen in gele en groene gebieden is dat niet (automatisch) het geval, maar wel mogelijk.  

Als de partnerorganisatie waarmee het project wordt uitgevoerd de vergadering, activiteit of training afblaast conform de richtlijnen uit haar eigen land of regio, is er mogelijk ook sprake van overmacht (Force Majeure). Dit geldt voor alle bestemmingen, ongeacht rood, oranje, geel of groen.

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar is de kwaliteit ernstig in het gedrang? In dat geval is er mogelijk ook sprake van een ‘Force Majeure’.  

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de instelling zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van een ‘Force Majeure’. 

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek, met daarin:

• Het projectnummer
• De organisatiegegevens
• Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van Force Majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.
 

We nemen de aanvraag voor Force Majeure KA2 projecten zo snel mogelijk in behandeling om vast te kunnen stellen of er sprake is van Force Majeure. De vaststelling van de exacte bedragen volgt bij de beoordeling van de eindrapportage.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek.

De Europese Commissie heeft besloten dat het voor Strategische Partnerschap projecten uit calljaar 2017, 2018, 2019, (die al 36 maanden duren) mogelijk is om verlenging aan te vragen van max. vier maanden.

Let op dat een verlenging van een project budgetneutraal is. Het subsidiebedrag kan nooit hoger worden dan is toegekend in de grant agreement.

Stuur voor een verzoek van verlenging een e-mail naar je contactpersoon bij het NA. 

Nee, een interim- of eindrapportage moet, volgens de deadline zoals genoemd in de Grant Agreement, ingediend worden. Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Ja, mits dit aan de voorwaarden voldoet zoals in de Grant Agreement en Addendum is opgenomen. In de Grant Agreement en Addendum vind je de regels betreft de budgetoverhevelingen.

Wanneer je meer budget wilt overhevelen tussen budgetposten dan volgens de Grant Agreement en het Addendum is toegestaan, neem dan contact op met het NA. Dit kan via een amendementsverzoek worden aangevraagd.

In alle gevallen geldt dat een verzoek moet worden ingediend om gebruik te kunnen maken van de ‘Force Majeure’ clausule. Hierin omschrijf je beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk de situatie. De kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

• Bewaar alle bewijsstukken omtrent de situatie.  
• Bewijs dat een activiteit niet plaats kan vinden (bijvoorbeeld omdat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden: maak een screenshot van de website van Buitenlandse Zaken, waarop de datum te zien is. Of een bericht van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen of willen ontvangen).  
• Bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan.
• Bewijs dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

De activiteit gaat helemaal niet door 

In de Mobility Tool+ zet je het vinkje ‘Force Majeure’ aan bij de activiteit die niet door kan gaan. Vul bij de omschrijving 'corona' of 'covid' in. De invulvelden worden hiermee overschrijfbaar. In de Mobility Tool+ vul je bij de activiteit die niet door kan gaan de werkelijk gemaakte kosten in. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld naar een ander moment binnen de projectperiode 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld maar dit lukt niet binnen de projectperiode 

Je stuurt een e-mail naar het NA met het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Zie vraag 7.  

Het NA zal je schriftelijk informeren over het besluit over het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Bij goedkeuring zal dat in de vorm van een te ondertekenen amendement op de Grant Agreement tussen het NA en de instelling zijn. 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.

Ja, digitale activiteiten, zoals een digitaal Multiplier Event of digitale Transnational Project Meeting, zijn mogelijk binnen KA2 Strategische Partnerschappen. Dit wordt geregeld middels het Addendum op de Grant Agreement. Zie onder vraag 16 de voorwaarden voor vergoeding.

Ja, zie hiervoor de tekst van Addendum to the Grant Agreement: 

A. Transnational project meetings

No additional unit costs are eligible for virtual activities. The resources available under the "Project management and implementation" budget shall cover the costs related with these meetings.

B. Multiplier events

a) Calculation of the grant amount: the grant amount is calculated by multiplying the number of participants in the virtual activity from organisations other than the beneficiary, the associated partners hosting a multiplier event and other project partner organisations as specified in the Agreement, by 15% of the unit contribution applicable per participant, as specified in Annex IV of the Agreement.

b) Triggering event: the event that conditions the entitlement to the grant is that the multiplier event has taken place and that it is of an acceptable quality level.

c) Supporting documents:

• Proof of the activity organised virtually with information on the name and date of the multiplier event.
• Proof of the actual number of participants in the activity through a declaration signed by the organiser and specifying the name of the participant and the name and address of the sending organisation
• Any documentation used or distributed for the multiplier event.

C. Learning, teaching and training activities

a) Calculation of the grant amount: the grant amount takes the form of unit contribution towards individual support.

• No grant support for travel will be awarded.
• Online linguistic support (OLS) should also be provided in case of virtual activities and the same rules apply.
• Individual support: the grant amount is calculated by multiplying the number of days/months of virtual participation per participant, by 15% of the unit contribution applicable per day/month for the type of participant and for the receiving country concerned, as specified in Annex IV of the Agreement. Travel days before or after the activity cannot be included for the calculation of the individual support.

b) Triggering event:

• Individual support: the event that conditions the entitlement to the grant is that the participant has undertaken the activity.
• Linguistic support: the triggering event for the entitlement to the grant is that the participant has undertaken an activity exceeding 2 months and that the person has actually undertaken language preparation in the language of instruction.

c) Supporting documents

• Individual support: Proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by the receiving organisation specifying the name of the participant, the purpose of the activity, as well as the start and end date of the virtual activity.
• Linguistic support: Proof of attendance of courses in the form of a declaration signed by the course provider, specifying the name of the participant, the language taught and the duration of the linguistic support.

Special needs support

The beneficiary is allowed to transfer funds allocated for any budget category to special needs support, even if initially no funds were allocated for this category.

(a) Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible costs actually incurred.

(b) Eligible costs: costs directly related to participants with special needs and required to implement virtual activities.

(c) Supporting documents: invoices of the related costs specifying the name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice.

Dit is mogelijk voor Transnational Project Meetings (TPM’s), Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) en Multiplier Events (ME's). Voor deelnemers van ME’s en LTTA’s is er in dit geval vergoeding voor virtuele óf fysieke aanwezigheid (één van beide voor elke deelnemer). Voor de virtuele deelnemers gelden de budgetregels van een virtuele activiteit (zie Addendum) en voor de fysieke deelnemers de gebruikelijke budgetregels voor de betreffende activiteit (zie Annex IV). Voor TPM’s is alleen vergoeding beschikbaar voor deelnemers aan een fysieke bijeenkomst.

Voor de deelnemers die virtueel meedoen, gelden de regels voor virtuele activiteiten, ook als zij deelnemen aan een hybride activiteit waarbij anderen fysiek deelnemen.  

Een annuleringsverzekering afsluiten voor je reis- of verblijf kan altijd, maar er is geen aparte budgetpost voor verzekeringen. De vergoedingen voor de diverse activiteiten onder KA2 (zowel fysiek als virtueel) worden bepaald op basis van de reisafstand, het land van verblijf, de duur van de activiteit en/of het aantal deelnemers (zie programmgids of grant agreement). 

Deze vergoedingen kunnen indien wenselijk ook ingezet worden voor een annuleringsverzekering als onderdeel van de reis- of verblijfskosten. Ook is het mogelijk om dit uit Project Management & Implementation post te betalen, dit budget is in te zetten voor implementatie van het project.  

Zolang de budgetoverhevelingen passen binnen de geldende kaders (Grant Agreement, inclusief Addendum COVID-19) hoef je hiervoor vooraf geen toestemming te vragen bij het NA. Wel vragen we je om in de eerstvolgende rapportage kort de budgetoverheveling toe te lichten. Dit kan dus in je interim rapportage zijn, maar ook in je eindrapportage. Het helpt de beoordelaars bij het goed interpreteren van je resultaten, uitkomsten en bevindingen.  

Let op: indien je de opzet van je project wilt wijzigen in aantal of type activiteiten, is het wel nodig om dit middels een amendementsverzoek aan te vragen bij het NA. Stuur hiervoor een mail naar het NA.  

Voor Multiplier Events (ME's): Maak twee events aan en koppel deze aan elkaar door ze dezelfde naam te geven. Voor één event vink je ‘virtual event’ aan, voor het andere event niet. Je kunt nu de fysieke en virtuele deelnemers aangeven bij het betreffende event.

Voor Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's): Je kunt per activiteit kiezen uit ‘virtual’, ‘physical’ of ‘blended’. Selecteer ‘blended’. Vul dan details in over de duur, het budget en deelnemers voor zowel het virtuele als fysieke deel van de activiteit.

Voor uitgebreidere informatie zie: Guide for Beneficiaries voor MT+ 

Dit is zeker mogelijk voor zowel Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) als Multiplier Events (ME’s). Voor het virtuele deel van de blended LTTA gelden de budgetregels voor virtuele bijeenkomsten (zie Addendum) en voor de fysieke bijeenkomst de gebruikelijke budgetregels voor LTTA’s (zie Annex IV). Hetzelfde geldt voor ME's.

Voor Multiplier Events (ME's): Maak twee events aan en koppel deze aan elkaar door ze dezelfde naam te geven. Voor de virtuele activiteit kun je ‘virtual event’ aanvinken. Dezelfde deelnemers kunnen deelnemen aan de virtuele én de fysieke bijeenkomst.

Voor Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's):  Je kunt per activiteit kiezen uit ‘virtual’, ‘physical’ of ‘blended’. Selecteer ‘blended’. Vul dan details in over de duur, het budget en deelnemers voor zowel het virtuele als fysieke deel van de activiteit.
Voor uitgebreidere informatie zie: Guide for Beneficiaries voor MT+