Corona FAQ | Meestgestelde vragen en antwoorden voor projectcoördinatoren

Aangezien er geen sprake meer is van een crisissituatie, speelt force majeure (overmacht) vanwege corona niet tot nauwelijks een rol bij de huidig lopende projecten.

Het kan wel zo zijn dat je een project aan het afronden bent, door het schrijven van je eindverslag, en dat ten tijde van je activiteiten corona nog wel een rol speelde. In die gevallen geldt:

Er is sprake van force majeure als een organisatie de uitwisseling, activiteit of training toch heeft moeten annuleren door onvoorziene wijzigingen in de COVID-19 richtlijnen uit haar eigen land of regio of die van betrokken partners. Mocht dit destijds het geval geweest zijn, dan heb je dit, als het goed is, al gecommuniceerd naar het Nationaal Agentschap.

Daarnaast is het mogelijk dat onvoorziene, corona-gerelateerde kosten gedurende reeds lopende projecten onder force majeure vallen. 

Force majeure is niet van toepassing als een deelnemer ziek wordt en daardoor niet aan het project kan deelnemen. Zoals vermeld in de Programmagids, dient de organisatie een passende verzekering (bijv. reisverzekering en annuleringsverzekering) af te sluiten voor deelnemers. Als een deelnemer ziek wordt of positief test op COVID-19 en daardoor niet kan reizen, valt dit onder de verzekering. Ga daarom goed na wat de desbetreffende verzekering wel en niet vergoedt.

Bekijk altijd op deze webpagina van Rijksoverheid de kleurcodes van landen en gebieden m.b.t. het reisadvies. Indien je met partners samenwerkt in andere landen, wees er dan van bewust dat deze landen andere reisadviezen kunnen hanteren. 

Als het goed is, heb je contact gehad met het Nationaal Agentschap als je iets hebt moeten annuleren of uitstellen of als je onvoorziene corona-gerelateerde kosten hebt moeten maken. Dan heb je het vinkje ‘Force Majeure’ aangezet in de Mobility Tool/beneficiary module. Bij de omschrijving heb je ‘Covid’ of ‘Corona’ ingevuld. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop force majeure van toepassing is. Voorbeelden daarvan zijn een negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (print screen met de datum erbij), een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan. 

Onder force majeure accepteren we kosten onder de volgende voorwaarden:

• Kosten die niet gedekt worden door de verzekeringsmaatschappij en op basis van de beslissing van de verzekeraar of een ander schriftelijk document (bijvoorbeeld algemene voorwaarden).
• Als organisatie heb je er alles aan gedaan om de gedane uitgaven terug te vorderen.
• Uitgangspunt bij het toepassen van een force majeure is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Toen corona als crisissituatie werd aangeduid, was het mogelijk om activiteiten (deels) virtueel uit te voeren. Hier moest dan wel een addendum voor getekend worden. Vanaf 2023 zit er geen addendum meer bijgevoegd bij de Grant Agreement. Dit betekent dat er géén subsidie meer beschikbaar is om virtuele activiteiten uit te voeren.

Voor projectenaanvragen t/m 2021

Indien je de projectaanvraag in 2021 of eerder hebt gedaan, is het mogelijk om de kosten voor COVID-tests op te voeren onder de post buitengewone kosten in het eindverslag, ook als je deze kosten niet in de projectaanvraag hebt opgegeven. De kosten worden verantwoord via bonnen en moeten redelijkerwijs in verhouding staan tot de activiteit en passen binnen de Grant Agreement. Er wordt dus géén extra budget toegekend. Het totaal mag, zonder amendement, niet meer zijn dan 10% van het totale budget. Aanvragers kunnen wel flexibel schuiven binnen de posten (dus ook wanneer er op voorhand geen buitengewone kosten zijn aangevraagd en deze post dus nul euro bedraagt). In het eindverslag wordt gevraagd force majeur te selecteren bij de betreffende mobiliteiten waar corona-gerelateerde kosten worden opgevoerd.
Weet tot slot dat ieder eindverslag apart wordt beoordeeld en er dus geen garanties zijn.

Voor projectaanvragen vanaf 2022

Voor projectaanvragen vanaf 2022 dien je de kosten voor COVID-tests op te nemen in de projectaanvraag. Het is niet meer mogelijk om, zoals in de voorgaande jaren, de kosten alleen op te voeren in het eindverslag onder buitengewone kosten. De kosten worden verantwoord via bonnen en moeten redelijkerwijs in verhouding staan tot de activiteit. Het totaal mag, zonder amendement, niet meer zijn dan 10% van het totale budget. Weet tot slot dat ieder eindverslag apart wordt beoordeeld en er dus geen garanties zijn.

De mobiliteiten zijn in principe ontvankelijk. Er zal waarschijnlijk ook sprake van force majeure zijn, want de situatie rondom corona was in dit geval onvoorzienbaar. Neem in een dergelijk geval direct contact op met het Nationaal Agentschap.

De mobiliteiten zijn in principe ontvankelijk. Er zal echter geen sprake van force majeure zijn, want de situatie rondom corona was in dit geval voorzienbaar. Dit betekent dat het risico voor de organisatie is. Indien je naar een land afreist met code rood of oranje, houd dan rekening met beperkte dekking door reisverzekeraars. 

Op de website van autoriteit persoonsgegevens vind je meer informatie over privacy en COVID. Zo mag een organisatie wel vragen om een test- of vaccinatiebewijs, maar een deelnemer hoeft dit niet verplicht te laten zien.