Technische instructie voor projectaanvragers Erasmus+

Je hebt voor het online indienen van de subsidieaanvraag om te beginnen een EU Login-account nodig.

Om een aanvraag in te dienen, heeft jouw organisatie een unieke Organisation ID (OID) nodig.

• S​​​​ubsidieaanvragen beheerd door Nationale Agentschappen Erasmus+

Voor de subsidieaanvragen die worden beheerd door de Nationale Agentschappen Erasmus+, moet je je organisatie eerst registreren in het Organisation Registration System (ORS) van de Europese Commissie.

Organisaties die eerder hebben deelgenomen aan een door een Nationaal Agentschap Erasmus+ beheerde actie en die in het bezit zijn van een Participant Identification Code (PIC), hebben automatisch een Organisation ID toegewezen gekregen.

Gebruik de zoekfunctie van het Organisation Registration System om te controleren of jouw organisatie al in het bezit is van een Organisation ID.

• S​​​​ubsidieaanvragen centrale acties (EACEA)

Let op: de subsidieaanvragen voor centrale acties worden beheerd door het Uitvoerend Agentschap voor onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA).

Bezoek hiervoor het portaal Funding & tender opportunities van EACEA en volg de aparte instructie om je organisatie te registreren.

Kom je er niet helemaal uit?

Lees dan de handleiding voor het Organisation Registration System.

Als onderdeel van het registratieproces in het Organisation Registration System zullen organisaties ook een aantal gevraagde documenten moeten downloaden, ondertekenen en vervolgens uploaden:

• het formulier juridische entiteit. Meer informatie over dit formulier is te vinden op de website van de Europese Commissie. 
• recent uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan één jaar).
• het formulier financiële identificatie. Let op: vul het formulier in dat betrekking heeft op het land waar de bank gevestigd is, zelfs als de aanvragende organisatie officieel in een ander land is geregistreerd. Meer informatie over dit formulier is te vinden op de website van de Europese Commissie.
• indien er op het formulier financiële identificatie geen stempel en handtekening van de bank staat: een recent bankafschrift van de in het formulier financiële identificatie opgevoerde bankrekening (niet ouder dan drie maanden, in PDF-formaat).
• Het meest recente jaarverslag. Let op: dit geldt alleen voor private organisaties met aanvragen boven € 60.000 euro.

Voor subsidies van private organisaties boven € 60.000 euro kan het nodig zijn dat de projectaanvrager aanvullende documenten moet uploaden om de financiële draagkracht van de organisatie te onderbouwen.

De Europese Commissie zet de aanvraagformulieren Erasmus+ online, tijdig voor de deadline.

Om een Europese subsidie in het kader van het programma Erasmus+ aan te vragen, moeten projectaanvragers het voor de desbetreffende actielijn specifieke aanvraagformulier gebruiken.

Vul het juiste aanvraagformulier in. Bij het invullen van je Organisation ID verschijnen je organisatiegegevens automatisch. Vul het formulier verder zo volledig mogelijk in, van boven naar beneden.

Voor het berekenen van subsidie voor je reiskosten gebruik je de officiële afstandscalculator van de Europese Commissie. In het formulier vul je het aantal kilometers voor een enkele reis in, maar het subsidiebedrag is voor de heen- en terugreis.

• Declaration on honour

De declaration on honour is onderdeel van het aanvraagformulier. Download deze, print uit, onderteken en scan in. De scan voeg je toe als bijlage.

• Partner mandates (alleen indien van toepassing)

Vraag je subsidie aan voor een internationaal project? Per projectpartner vul je een apart formulier in, dat jullie beiden ondertekenen. De scan voeg je toe als bijlage. Let op: je kunt maximaal vijf bijlages toevoegen. Als je meerdere partner mandates wilt toevoegen, bundel deze dan tot één document.

Controleer de deadline van de subsidieaanvraag en dien je aanvraag op tijd in.