Corona FAQ | Meestgestelde vragen en antwoorden voor projectcoördinatoren

Force Majeure betekent overmacht: een onvoorzienbare uitzonderlijke situatie of gebeurtenis buiten de wil van de deelnemer en niet te wijten aan een fout of nalatigheid van zijn/haar kant.

Dat kan in de volgende gevallen:

• Wanneer een mobiliteit waarvoor al kosten zijn gemaakt door de maatregelen en/of gevolgen van het coronavirus geen doorgang kan vinden. Ongeacht of deze mobiliteit is geannuleerd of dat door de organisatie is besloten om de mobiliteit niet te laten doorgaan.
• Wanneer de kwaliteit van de cursus of job shadowing-activiteit niet meer geborgd is door het coronavirus.
• Wanneer de mobiliteit eerder afgebroken wordt wegens de maatregelen en/of gevolgen van de coronacrisis en deze daarmee niet voldoet aan de minimumeisen (waaronder de duur) van een fysieke mobiliteit volgens de Programmagids. Let op: indien de mobiliteit afgebroken wordt, maar er wel voldaan wordt aan de minimumeisen (waaronder de duur) van een fysieke mobiliteit volgens de Programmagids hoeft er geen sprake van Force Majeure te zijn. In dit geval blijft de aanwezigheid van een Participant Report en alle andere supporting documents verplicht.
• Als een land op het moment van het plannen van de mobiliteit op ‘geel staat’ en na de financiering ervan op code ‘oranje’ of ‘rood’ komt te staan.
• Als bij een blended mobiliteit alleen het virtuele deel en niet het fysieke deel kan plaatsvinden door de coronacrisis.
• Als bij een blended mobiliteit het fysieke deel al is gestart maar er niet kan worden voldaan aan de minimumeisen (waaronder de duur) van een fysieke mobiliteit volgens de Programmagids.

In deze coronacrisis kan de projectcoördinator hiervoor een formeel verzoek bij het Nationaal Agentschap Erasmus+ indienen (via mail), met daarin:

• Het projectnummer
• De organisatiegegevens
• Namen van de deelnemers aan de betreffende mobiliteiten
• Een korte samenvatting van de reden/situatie (rol coronacrisis)

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient door de organisatie zelf bewaard te worden en zal op een later moment door het Nationaal Agentschap Erasmus+ opgevraagd worden.

Na aanvraag van Force Majeure, verstuurt het Nationaal Agentschap Erasmus+ een ontvangstbevestiging. De aanvraag wordt bij de beoordeling van het Final Report inhoudelijk beoordeeld.

Let op: voor andere gevallen van Force Majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij de Grant Agreement.

Ja, deze extra kosten kunnen in de Mobility Tool+ worden opgevoerd, indien in het aan de instelling toegekende budget dit toelaat. Na het Force Majeure-vakje te hebben aangevinkt, kan je de daadwerkelijk gemaakte kosten onder ‘Travel Grant’ of ‘Individual Support’ in de Mobility Tool+ opvoeren. Een betaalbewijs van de kosten en bewijslast dat deze kosten niet elders te verhalen zijn, dienen in de projectadministratie aanwezig te zijn.

Naast de standaarddocumenten (Learning Agreement en Grant Agreement), zijn er in deze gevallen extra documenten verplicht:

• Bij een Force Majeure zonder extra kosten:
  • Negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bijvoorbeeld printscreen met de datum erbij) of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast. 
  • Een verklaring van de gastinstelling of het stagebedrijf waarop de daadwerkelijke begin- en einddatum van de mobiliteit vermeld wordt (indien voldoende controleerbaar en herleidbaar mag het in dit geval ook een e-mail van de partnerinstelling zijn).
  • Ook dient onderzocht te zijn in hoeverre er naar redelijkheid geen passende alternatieven beschikbaar waren. Indien er geen passende alternatieven beschikbaar waren, dient dit als zodanig in de MT verklaard te worden.
  • De bevestiging van het NA dat de Force Majeure onder voorbehoud is goedgekeurd.

• Bij een Force Majeure met extra gemaakte kosten zijn daarnaast de volgende bewijsstukken nodig. Deze hoeven niet meegestuurd te worden bij het verzoek tot Force Majeure:  
  • Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten.
  • Bewijs dat deze kosten niet elders verhaald konden worden. Hoe bewijst een deelnemer dit? Er zijn vele verschillende situaties mogelijk, die onmogelijk allemaal door ons te voorzien zijn. Toch willen we ingaan op de meest gebruikelijke situaties.

• Deelnemer is niet verzekerd:
  • De deelnemer verklaart dat hij/zij niet verzekerd is.
  • Bovenstaande mailwisseling (o.i.d.) dient in de projectadministratie te worden bijgevoegd.
  • Let op: soms zijn er aanwijzingen dat iemand wel verzekerd is (bijv. wanneer op het ticket staat dat er een annuleringsverzekering is afgesloten).

•  Deelnemer is wel verzekerd:
  • De deelnemer verklaart dat hij/zij wel verzekerd is
  • De deelnemer voegt bewijsstukken toe. Een aantal voorbeelden van mogelijke bewijsstukken:
    • Afwijzing declaratie;
    • Mailwisseling met de verzekeringsmaatschappij waarin wordt aangegeven dat de kosten wel/niet worden vergoed;
    • Door de verzekeringsmaatschappij verstrekte informatie m.b.t. vergoeding als gevolg van de pandemie (bijvoorbeeld een mail die naar iedere verzekerde verstuurd is of Q&A’s op de website van de verzekeringsmaatschappij.
  • De betreffende bewijsstukken dienen in de projectadministratie te worden vastgelegd.

Een verzekerde heeft overigens altijd recht op een afwijzing/goedkeuring van een declaratie.

Bij de eindrapportage dient een verklaring te worden aangeleverd, getekend door een tekenbevoegde van de instelling, dat alle opgevoerde extra kosten niet elders verhaald konden worden.

Artikel I.3.3 uit de Grant Agreement geeft aan welke verschuivingen tussen budgetcategorieën mogelijk zijn. Indien er verschuivingen gedaan zijn die niet conform de regels uit artikel I.3.3 zijn, kan er een amendement aangevraagd worden.

Indien de gastorganisatie niet in staat is deelnemers te ontvangen, stimuleer dan waar mogelijk een blended mobiliteit, d.w.z. een mobiliteit die bestaat uit een combinatie (oftewel een blend) van fysieke en virtuele activiteiten.

Het uitgangspunt is een blended mobiliteit met een deel fysieke mobiliteit bij de gastinstelling als en wanneer dat mogelijk is. Mocht dat fysieke deel door overmacht (Force Majeure) toch niet mogelijk zijn/worden verkort, dan kan het dat alleen de virtuele mobiliteit plaatsvindt. Ook als van tevoren nog niet duidelijk is of de fysieke mobiliteit van start kan gaan en of de minimumduur van de fysieke mobiliteit gehaald zal worden, mag de virtuele mobiliteit van start gaan. Zowel de fysieke als de virtuele activiteiten moeten binnen de projectperiode worden uitgevoerd.

Let bij het selecteren van een geschikte vervangende virtuele activiteit (als deel van de blended mobiliteit) op de volgende randvoorwaarden:

• Alleen een cursus of teaching/trainings assignment kan ten dele vervangen worden door een onlineactiviteit.
• Job shadowing kan niet vervangen worden door een virtuele activiteit. Zie ook vraag 2b.
• De studielast en inhoud van de virtuele activiteit komen overeen met de oorspronkelijk geplande fysieke activiteit.
• De virtuele activiteit moet inhoudelijk aansluiten op de fysieke activiteit.

De coördinerende organisatie ontvangt het geldende tarief voor Organisational Support per deelnemer, ook als vanwege overmacht de fysieke component vervalt en er alleen een virtuele mobiliteit plaats kan vinden. Dit houdt in dat de coördinerende organisatie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de uitwisseling (voorbereiding, begeleiding en follow-up) zoals aangegeven in het Grant Agreement.

De blended mobiliteiten mogelijkhedenkunnen worden toegepast onder projecten di zijn goedgekeurd binnen Call 2018, 2019 en 2020, indien de project periode nog niet is verstreken. Vergeet niet het addendum op de Grant Agreement door de tekenbevoegde te laten tekenen voordat er gebruik gemaakt kan worden van blended mobiliteiten.

Het bewijs voor deelname aan een virtuele activiteit bestaat uit: de aanwezigheidslijst met (digitale) ondertekening, in combinatie met een gedownloade deelnemerslijst (bijv. als onbewerkte export uit Microsoft Teams).

Voor de specifieke regelgeving, zie het addendum hieronder. 

Voor meer informatie, zie de handleiding Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries.

Ja, de deelnemer mag hiervoor in deze uitzonderingssituatie veroorzaakt door de coronacrisis gebruik maken van de subsidie van Erasmus+. Het maakt in dit geval niet uit of de deelnemer dit vanuit Nederland of vanuit het gastland doet. De coördinerende organisatie mag zelf besluiten of de deelnemer zijn beurs kan behouden. Voor meer informatie over blended mobiliteiten, zie vraag 2a en 2c.

Nee, online job shadowing kan fysieke job shadowing niet vervangen. De kwaliteit kan dan onvoldoende worden geborgd. De deelnemer kan daardoor geen gebruik maken van de subsidie van Erasmus+.

Ja, dit kan door het indienen van een amendementsverzoek. Er mag maximaal 12 maanden verlenging aangevraagd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2021 verlengd worden, een project uit Call 2019 tot 30 december 2022, en een project uit Call 2020 tot 30 december 2023. Let erop dat het amendementsverzoek uiterlijk 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project ingediend moet zijn bij het Nationaal Agentschap Erasmus+.

Stuur voor een verzoek van verlenging een e-mail naar NA : ve@erasmusplus.nl 

Ja, dit is mogelijk. Als er al kosten zijn gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan kan hiervoor aanspraak gemaakt worden op Force Majeure. Als er nog geen kosten zijn gemaakt, dan hoeft er niets geadministreerd te worden.  De datum van de mobiliteit in de Mobility Tool+ kan dan worden aangepast.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project een amendementsverzoek voor projectverlenging indienen. Zie vraag 3a voor instructies over het aanvragen van een projectverlenging.

Ja, mits het project dan nog loopt of er verlenging voor het project is aangevraagd via een amendement (zie vraag 3a). In de Mobility Tool+ kunnen interruption days worden ingevoerd om de onderbreking aan te geven. Het is te overwegen om de mobiliteit nu af te sluiten, met de aanvraag van een Force Majeure. Een nieuwe mobiliteit kan dan opgestart worden zodra dit weer mogelijk is.

Ja, dat kan. Als een deelnemer bijvoorbeeld een extra ticket heeft moeten kopen om terug naar huis te komen, kunnen deze kosten opgevoerd worden door de coördinerende organisatie. Let op: extra kosten moeten in de projectadministratie aangetoond kunnen worden. Een betaalbewijs én een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat deze kosten niet elders verhaald konden worden, moeten hierbij aanwezig zijn. Bij het aanvinken van Force Majeure kan het bedrag in de Mobility Tool+ handmatig door de coördinerende organisatie worden aangepast.

Echter, het Nationaal Agentschap Erasmus+ keert nooit meer subsidie uit dan aan het project in het geheel is toegekend tijdens de aanvraag. Ook niet als de kosten in totaal hoger uitvallen. De extra gemaakte kosten moeten dus gefinancierd worden uit de reeds toegekende subsidie of door de coördinerende organisatie zelf.

Voor meer informatie over het declareren van gemaakte kosten bij een Force Majeure, zie vraag 1d (Force Majeure).

Voor meer informatie over het schuiven van budget tussen budget categorieën, zie vraag 1f (Force Majeure).

Dat bepaalt de coördinerende organisatie, op een consistente en beleidsmatige manier. De coördinerende organisatie kan kiezen of de deelnemer de eerste betaling behoudt of recht houdt op de gehele beurs. Wanneer Force Majeure wordt aangevinkt in de Mobility Tool+, kan het beursbedrag worden ingevuld en wordt dit niet meer bepaald door de werkelijke start- en einddatum. De kosten kunnen onder ‘Travel Grant’ of ‘Individual Support’ in de Mobility Tool+ worden opgevoerd.

Ja. De mobiliteit wordt dan opgevoerd als een niet-gerealiseerde mobiliteit. Bij vraag 6b onder Mobility Tool+ staat uitgelegd hoe dit moet. De mobiliteit die wel gerealiseerd wordt, kan worden opgevoerd als een nieuwe mobiliteit. Het Nationaal Agentschap Erasmus+ keert echter nooit meer subsidie uit dan is toegekend tijdens de aanvraag. Ook niet als de totale kosten uiteindelijk hoger uitvallen. De extra gemaakte kosten moeten dus gefinancierd worden uit de toegekende subsidie door te schuiven met budget of door de coördinerende organisatie zelf.

De kosten die worden gemaakt voor het aanschaffen van producten of diensten die ondersteunend zijn aan de kwaliteit van de virtuele mobiliteit. Hierbij kan 75% van het uitgegeven bedrag worden vergoed. Het valt onder exceptional cost (zo kun je het in Mobility Tool+ opvoeren).

Voor de gemaakte kosten wordt geen factuur opgestuurd, maar er kan per deelnemer een bedrag worden geüpload in de Mobility Tool+. Upload het totaalbedrag van het product of de dienst die is aangeschaft, gedeeld door het aantal deelnemers die er gebruik van maken. Bij de kostenpost voor aanvullende producten of diensten dient de naam van de aanschaf ook te worden opgegeven.

Voorbeelden van producten en diensten die ondersteunend kunnen zijn aan de kwaliteit van de virtuele mobiliteit zijn hardware, zoals een laptop, headset of webcam en software, zoals digitale (samenwerkings)tools en platformen.  

Neem contact op met het Nationaal Agentschap Erasmus+ voor advies of de aan te schaffen producten of diensten binnen de criteria vallen. Het verschilt per project of en welke hardware en software noodzakelijk wordt geacht.  

Ja. Indien naar behoren onderbouwd en gedocumenteerd, kunnen instellingen de kosten dekken die verband houden met het kopen en/of huren van apparatuur en/of diensten die nodig zijn voor de uitvoering van virtuele en gemengde mobiliteitsactiviteiten, zelfs als er aanvankelijk geen middelen waren toegewezen aan de budgetcategorie exceptional costs.

Begunstigden mogen tot 10% van het geld uit elke budgetcategorie overmaken op basis van unit costs aan exceptional costs om de kosten te dekken die verband houden met het kopen en/of huren van apparatuur en/of diensten die nodig zijn voor de uitvoering van virtuele mobiliteitsactiviteiten veroorzaakt door de coronacrisis, zelfs als er aanvankelijk geen middelen waren toegewezen aan de categorie exceptional costs. Het betreft hier 10% van het voorlopig toekende budget (of in geval van een bijstelling, van de bijgestelde voorlopige toekenning in het amendement).

De steun die via dit item wordt verleend, moet in de eerste plaats betrekking hebben op apparatuur en/of diensten van tijdelijke aard (d.w.z. voor de duur van het project), in plaats van op reguliere kantoorapparatuur of apparatuur die standaard wordt gebruikt door de deelnemende organisaties buiten het kader van het project (bijv. een specifieke tool of inhuren een bepaalde dienst of persoon om virtuele mobiliteit in deze uitzonderlijke periode te faciliteren).

Berekening van het declarabele bedrag: de maximale hoogte van de vergoeding bedraagt 75% van de subsidiabele kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt voor het kopen en/of huren van uitrusting en/of diensten.

Organisaties wordt ten zeerste aangeraden om voorgenomen budgetoverheveling naar exceptional costs voor te leggen aan het Nationaal Agentschap Erasmus+ alvorens deze kosten te maken. Dit verkleint de kans dat de kosten tijdens de beoordeling van de eindrapportage worden afgekeurd en de laatste betaling naar beneden moet worden bijgesteld.

De aanvrager mag Organisational Support ontvangen voor geannuleerde mobiliteiten (unit costs, die gebaseerd zijn op het aantal betreffende mobiliteiten (zoals vermeld in Mobility Tool+).

Voor landen die op het moment van het plannen van de mobiliteit geel zijn volgens het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse zaken, zullen dezelfde regels rondom Force Majeure gelden als tijdens de eerste golf van de coronacrisis.

Er zal geen sprake zijn van Force Majeure, want de risico’s waren in die gevallen te voorzien.

Ja, het is mogelijk om een blended mobiliteit virtueel te starten omdat het gastland op dat moent oranje of rood is en om dan op een later moment het fysieke deel te laten plaatsvinden. Ook als het van tevoren nog niet duidelijk is of de fysieke mobiliteiten kan starten. Let op: als er kosten gemaakt worden terwijl de code van het land op dat moment oranje of rood is, en wanneer vervolgens toch alles virtueel plaats gaat vinden, kunnen deze kosten niet worden verhaald.

• Registreer de mobiliteitsinformatie en informatie over de deelnemer.
• Vink het hokje 'Force Majeure' aan.
• Vul het vakje 'Force Majeure comments' in, waarin de situatie uitgelegd wordt met gebruik van de woorden ‘coronavirus’ of COVID-19. Bij gebruik van deze woorden wordt automatisch het vakje COVID-19 aangevinkt.
• Vul de werkelijke start- en einddatum in.
• Daarna kunnen de Travel Grant en Individual support handmatig worden aangepast, hierin kunnen extra gemaakte kosten verwerkt worden.

Voor de meest actuele informatie raden we aan de Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries (binnen de Mobility Tool+) te raadplegen.

• Registreer de mobiliteitsinformatie en informatie over de deelnemer.
• Vink het Force Majeure-hokje aan.
• Vul het vakje 'Force Majeure comments' in, waarin de situatie uitgelegd wordt met gebruik van de woorden ‘coronavirus’ of COVID-19. Bij gebruik van deze woorden wordt automatisch het vakje COVID-19 aangevinkt.
• Vul dezelfde datum in bij start- en einddatum, zodat er een mobiliteit van één dag wordt geregistreerd. 
• Daarna kunnen de Travel Grant en Individual Support handmatig aangepast worden.

Voor de meest actuele informatie raden we aan de Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries (binnen de Mobility Tool+) te raadplegen.

Nee. De Mobility Tool+ stuurt wel automatisch een verzoek naar de deelnemer om het Participant’s Report in te vullen. Als de mobiliteit is afgebroken, hoeft dit niet ingevuld te worden. Bij deelnemers die al langere tijd of een groot deel van hun oorspronkelijke periode in het buitenland waren, verdient het wel aanbeveling om deze documenten te in te vullen. Dit draagt namelijk bij aan de strategische ontwikkeling van de organisatie, waar dit project onderdeel van uitmaakt.

In de nieuwste update van de Mobility Tool+ kan bij elke mobiliteit worden aangegeven of het een fysieke, een blended, of een virtuele mobiliteit betreft. Bij een geheel virtuele mobiliteit vanuit het thuisland wordt dit in Mobility Tool+ gezien als nulbeurs (beursbedrag staat op 0). Bij een blended mobility kan vervolgens de start- en einddatum van het virtuele deel, en de start- en einddatum van het fysieke deel worden ingevoerd. Wanneer de minimumduur van het fysieke deel niet behaald is, moet Force Majeure worden aangevinkt en het toelichtingsvakje worden ingevuld.

• Registreer de mobiliteitsinformatie en informatie over de deelnemer.
• Vink het Force Majeure-hokje aan.
• Vul het vakje 'Force Majeure comments' in, waarin de situatie uitgelegd wordt met gebruik van de woorden ‘coronavirus’ of COVID-19. Bij gebruik van deze woorden wordt automatisch het vakje COVID-19 aangevinkt.
• Vul de startdatum van de fysieke mobiliteit in, en einddatum van het virtuele deel.
• Daarna kunnen indien er extra kosten zijn gemaakt, de Travel Grant en Individual Support handmatig aangepast worden.

Voor de meest actuele informatie raden we aan de Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries (binnen de Mobility Tool+) te raadplegen.

Een aanvraagformulier KA2 mag ingediend worden, zonder dat de mandaten ondertekend zijn door medebegunstigden. Alleen voor de geselecteerde projecten zullen deze ondertekende mandaten alsnog moeten worden gestuurd naar het Nationaal Agentschap, vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Zie ook pagina 261 van de programmagids van call 2020.

Wij hanteren het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken bij het beantwoorden van de vraag of een geplande reis of activiteit voor een project van Erasmus+ uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden.

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl. 

Voor elke geplande reis of activiteit in het kader van een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, kan mogelijk sprake zijn van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie beroep kan doen vind je onder vraag vier. Zie voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, de antwoorden op de vragen over administratie en dossiervorming.

Reizen die zijn uitgesteld, geannuleerd of onderbroken toen er nog een positief reisadvies (code groen en geel) van het ministerie van Buitenlandse Zaken lag omdat de ontvangende organisatie of de zendende organisatie het risico te groot vond of op last van de lokale autoriteiten vallen in principe ook onder Force Majeure. Hierbij moet een officiële brief van de zendende of ontvangende organisatie waarin dit staat worden bijgevoegd bij het verzoek tot Force Majeure.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

Bij bestemmingen in rode en oranje gebieden is er waarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure). Bij bestemmingen in gele en groene gebieden is dat niet (automatisch) het geval, maar wel mogelijk.  

Als de partnerorganisatie waarmee het project wordt uitgevoerd de vergadering, activiteit of training afblaast conform de richtlijnen uit haar eigen land of regio, is er mogelijk ook sprake van overmacht (Force Majeure). Dit geldt voor alle bestemmingen, ongeacht rood, oranje, geel of groen.

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar is de kwaliteit ernstig in het gedrang? In dat geval is er mogelijk ook sprake van een ‘Force Majeure’.  

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de instelling zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van een ‘Force Majeure’. 

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek, met daarin:

• Het projectnummer
• De organisatiegegevens
• Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van Force Majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.
 

We nemen de aanvraag voor Force Majeure KA2 projecten zo snel mogelijk in behandeling om vast te kunnen stellen of er sprake is van Force Majeure. De vaststelling van de exacte bedragen volgt bij de beoordeling van de eindrapportage.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek.

De Europese Commissie heeft besloten dat het voor Strategische Partnerschap projecten uit calljaar 2017, 2018, 2019, (die al 36 maanden duren) mogelijk is om verlenging aan te vragen van max. vier maanden.

Let op dat een verlenging van een project budgetneutraal is. Het subsidiebedrag kan nooit hoger worden dan is toegekend in de grant agreement.

Stuur voor een verzoek van verlenging een e-mail naar je contactpersoon bij het NA. 

Nee, een interim- of eindrapportage moet, volgens de deadline zoals genoemd in de Grant Agreement, ingediend worden. Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Ja, mits dit aan de voorwaarden voldoet zoals in de Grant Agreement en Addendum is opgenomen. In de Grant Agreement en Addendum vind je de regels betreft de budgetoverhevelingen.

Wanneer je meer budget wilt overhevelen tussen budgetposten dan volgens de Grant Agreement en het Addendum is toegestaan, neem dan contact op met het NA. Dit kan via een amendementsverzoek worden aangevraagd.

In alle gevallen geldt dat een verzoek moet worden ingediend om gebruik te kunnen maken van de ‘Force Majeure’ clausule. Hierin omschrijf je beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk de situatie. De kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

• Bewaar alle bewijsstukken omtrent de situatie.  
• Bewijs dat een activiteit niet plaats kan vinden (bijvoorbeeld omdat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden: maak een screenshot van de website van Buitenlandse Zaken, waarop de datum te zien is. Of een bericht van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen of willen ontvangen).  
• Bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan.
• Bewijs dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

De activiteit gaat helemaal niet door 

In de Mobility Tool+ zet je het vinkje ‘Force Majeure’ aan bij de activiteit die niet door kan gaan. Vul bij de omschrijving 'corona' of 'covid' in. De invulvelden worden hiermee overschrijfbaar. In de Mobility Tool+ vul je bij de activiteit die niet door kan gaan de werkelijk gemaakte kosten in. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld naar een ander moment binnen de projectperiode 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld maar dit lukt niet binnen de projectperiode 

Je stuurt een e-mail naar het NA met het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Zie vraag 7.  

Het NA zal je schriftelijk informeren over het besluit over het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Bij goedkeuring zal dat in de vorm van een te ondertekenen amendement op de Grant Agreement tussen het NA en de instelling zijn. 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.

Ja, digitale activiteiten, zoals een digitaal Multiplier Event of digitale Transnational Project Meeting, zijn mogelijk binnen KA2 Strategische Partnerschappen. Dit wordt geregeld middels het Addendum op de Grant Agreement. Zie onder vraag 16 de voorwaarden voor vergoeding.

Ja, zie hiervoor de tekst van Addendum to the Grant Agreement: 

A. Transnational project meetings

No additional unit costs are eligible for virtual activities. The resources available under the "Project management and implementation" budget shall cover the costs related with these meetings.

B. Multiplier events

a) Calculation of the grant amount: the grant amount is calculated by multiplying the number of participants in the virtual activity from organisations other than the beneficiary, the associated partners hosting a multiplier event and other project partner organisations as specified in the Agreement, by 15% of the unit contribution applicable per participant, as specified in Annex IV of the Agreement.

b) Triggering event: the event that conditions the entitlement to the grant is that the multiplier event has taken place and that it is of an acceptable quality level.

c) Supporting documents:

• Proof of the activity organised virtually with information on the name and date of the multiplier event.
• Proof of the actual number of participants in the activity through a declaration signed by the organiser and specifying the name of the participant and the name and address of the sending organisation
• Any documentation used or distributed for the multiplier event.

C. Learning, teaching and training activities

a) Calculation of the grant amount: the grant amount takes the form of unit contribution towards individual support.

• No grant support for travel will be awarded.
• Online linguistic support (OLS) should also be provided in case of virtual activities and the same rules apply.
• Individual support: the grant amount is calculated by multiplying the number of days/months of virtual participation per participant, by 15% of the unit contribution applicable per day/month for the type of participant and for the receiving country concerned, as specified in Annex IV of the Agreement. Travel days before or after the activity cannot be included for the calculation of the individual support.

b) Triggering event:

• Individual support: the event that conditions the entitlement to the grant is that the participant has undertaken the activity.
• Linguistic support: the triggering event for the entitlement to the grant is that the participant has undertaken an activity exceeding 2 months and that the person has actually undertaken language preparation in the language of instruction.

c) Supporting documents

• Individual support: Proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by the receiving organisation specifying the name of the participant, the purpose of the activity, as well as the start and end date of the virtual activity.
• Linguistic support: Proof of attendance of courses in the form of a declaration signed by the course provider, specifying the name of the participant, the language taught and the duration of the linguistic support.

Special needs support

The beneficiary is allowed to transfer funds allocated for any budget category to special needs support, even if initially no funds were allocated for this category.

(a) Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible costs actually incurred.

(b) Eligible costs: costs directly related to participants with special needs and required to implement virtual activities.

(c) Supporting documents: invoices of the related costs specifying the name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice.

Dit is mogelijk voor Transnational Project Meetings (TPM’s), Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) en Multiplier Events (ME's). Voor deelnemers van ME’s en LTTA’s is er in dit geval vergoeding voor virtuele óf fysieke aanwezigheid (één van beide voor elke deelnemer). Voor de virtuele deelnemers gelden de budgetregels van een virtuele activiteit (zie Addendum) en voor de fysieke deelnemers de gebruikelijke budgetregels voor de betreffende activiteit (zie Annex IV). Voor TPM’s is alleen vergoeding beschikbaar voor deelnemers aan een fysieke bijeenkomst.

Voor de deelnemers die virtueel meedoen, gelden de regels voor virtuele activiteiten, ook als zij deelnemen aan een hybride activiteit waarbij anderen fysiek deelnemen.  

Een annuleringsverzekering afsluiten voor je reis- of verblijf kan altijd, maar er is geen aparte budgetpost voor verzekeringen. De vergoedingen voor de diverse activiteiten onder KA2 (zowel fysiek als virtueel) worden bepaald op basis van de reisafstand, het land van verblijf, de duur van de activiteit en/of het aantal deelnemers (zie programmgids of grant agreement). 

Deze vergoedingen kunnen indien wenselijk ook ingezet worden voor een annuleringsverzekering als onderdeel van de reis- of verblijfskosten. Ook is het mogelijk om dit uit Project Management & Implementation post te betalen, dit budget is in te zetten voor implementatie van het project.  

Zolang de budgetoverhevelingen passen binnen de geldende kaders (Grant Agreement, inclusief Addendum COVID-19) hoef je hiervoor vooraf geen toestemming te vragen bij het NA. Wel vragen we je om in de eerstvolgende rapportage kort de budgetoverheveling toe te lichten. Dit kan dus in je interim rapportage zijn, maar ook in je eindrapportage. Het helpt de beoordelaars bij het goed interpreteren van je resultaten, uitkomsten en bevindingen.  

Let op: indien je de opzet van je project wilt wijzigen in aantal of type activiteiten, is het wel nodig om dit middels een amendementsverzoek aan te vragen bij het NA. Stuur hiervoor een mail naar het NA.  

Voor Multiplier Events (ME's): Maak twee events aan en koppel deze aan elkaar door ze dezelfde naam te geven. Voor één event vink je ‘virtual event’ aan, voor het andere event niet. Je kunt nu de fysieke en virtuele deelnemers aangeven bij het betreffende event.

Voor Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's): Je kunt per activiteit kiezen uit ‘virtual’, ‘physical’ of ‘blended’. Selecteer ‘blended’. Vul dan details in over de duur, het budget en deelnemers voor zowel het virtuele als fysieke deel van de activiteit.

Voor uitgebreidere informatie zie: Guide for Beneficiaries voor MT+ 

Dit is zeker mogelijk voor zowel Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) als Multiplier Events (ME’s). Voor het virtuele deel van de blended LTTA gelden de budgetregels voor virtuele bijeenkomsten (zie Addendum) en voor de fysieke bijeenkomst de gebruikelijke budgetregels voor LTTA’s (zie Annex IV). Hetzelfde geldt voor ME's.

Voor Multiplier Events (ME's): Maak twee events aan en koppel deze aan elkaar door ze dezelfde naam te geven. Voor de virtuele activiteit kun je ‘virtual event’ aanvinken. Dezelfde deelnemers kunnen deelnemen aan de virtuele én de fysieke bijeenkomst.

Voor Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's):  Je kunt per activiteit kiezen uit ‘virtual’, ‘physical’ of ‘blended’. Selecteer ‘blended’. Vul dan details in over de duur, het budget en deelnemers voor zowel het virtuele als fysieke deel van de activiteit.
Voor uitgebreidere informatie zie: Guide for Beneficiaries voor MT+