Subsidie aanvragen: technische instructie

Om je subsidieaanvraag online in te dienen, heb je een EU Login-account nodig.

Om je aanvraag in te dienen, moet jouw organisatie op de juiste manier geregistreerd zijn. Je kunt je registreren op één van onderstaande manieren. Een uitgebreide uitleg hiervan vind je (in het Engels) op de Erasmus+ and European Solidarity Corps Portal. Kijk goed welke manier voor jou geldt!

• Registratie voor subsidieaanvragen die beoordeeld worden door het Nationaal Agentschap in Nederland 
  Het gaat hier om veruit de meeste subsidiemogelijkheden op deze website. Wil je gebruikmaken van deze mogelijkheden? Dan moet je jouw organisatie eerst registreren in het Organisation Registration System (ORS) van de Europese Commissie. Je krijgt dan de vereiste Organisation ID. 
  
  Heb je al eens dit soort subsidie gekregen van Erasmus+? En heb je toen een Participant Identification Code (PIC) gekregen? Dan heb je ook automatisch een Organisation ID ontvangen. Gebruik de zoekfunctie van het Organisation Registration System om te controleren of jouw organisatie al een Organisation ID heeft.
   
• Registratie voor subsidieaanvragen die beoordeeld worden door het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur
  Het gaat hier om zogenaamde centrale acties. Bij deze subsidiemogelijkheden wordt je subsidieaanvraag niet behandeld door het Nationale Agentschap in Nederland, maar – centraal – in Brussel door het European Education and Culture Executive Agency. Om je aanvraag in te dienen, moet je jouw organisatie eerst registreren via het EACEA-portaal Funding & tender opportunities.

Wil je je aanmelden voor het Organisation Registration System van de Europese Commissie? Maar kom je er niet helemaal uit? Lees dan de handleiding (in het Engels).

Registreer je jouw organisatie in het Organisation Registration System? Dan moet je – als onderdeel van die registratie – een aantal documenten downloaden, ondertekenen en vervolgens uploaden. Het gaat om de volgende documenten:

• Het formulier ‘Juridische entiteit’. Vind meer informatie over dit formulier op deze webpagina van de Europese Commissie.
• Een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel. Dit uittreksel mag bij aanlevering niet ouder zijn dan één jaar.
• Het formulier ‘Financiële identificatie’. Let op: vul het formulier in dat betrekking heeft op het land waar je bank gevestigd is, ook als je organisatie officieel in een ander land gevestigd is. Meer informatie over dit formulier is te vinden op deze webpagina van de Europese Commissie.
• Een recent bankafschrift van de rekening die je hebt ingevuld op het formulier ‘Financiële identificatie’. Het bankafschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden. Je moet het uploaden als pdf. Maar het is alleen nodig om het bankafschrift te uploaden als er op het formulier ‘Financiële identificatie’ geen stempel en handtekening van de bank staat.

Let op: werk je bij een private organisatie en vraag je meer dan € 60.000 euro subsidie aan? Dan moet je jullie meest recente jaarverslag uploaden. Mogelijk krijg je de vraag om nog meer documenten aan te leveren en zo jullie financiële draagkracht extra te onderbouwen.
 

Je vraagt subsidie aan met het aanvraagformulier dat past bij de subsidiemogelijkheid van jouw keuze. Zorg dat je het juiste aanvraagformulier gebruikt en vul het zo volledig mogelijk in. (Goed om te weten: zodra je je Organisation ID invult, verschijnen je organisatiegegevens automatisch in het formulier.) De Europese Commissie zet alle aanvraagformulieren voor subsidie ruim voor de deadline online. 

Let op: voor het berekenen van subsidie voor je reiskosten gebruik je de officiële afstandscalculator van de Europese Commissie. En op het formulier vul je alleen het aantal kilometers voor een enkele reis in. Dit aantal is voldoende voor ons om te weten wat de totale hoeveelheid kilometers is voor de heen- en terugreis. Het uiteindelijke subsidiebedrag omvat zowel de heen- als de terugreis.

Vergeet niet om een declaration on honour toe te voegen aan het aanvraagformulier dat je online instuurt. Download, print en onderteken deze declaration. Maak er vervolgens een scan van. En voeg de scan toe als bijlage. 

Controleer de deadline voor je subsidieaanvraag en stuur deze vóór die deadline op.